DATENBLATT · KOTARIS BUSINESS SUITE
Die komplette Suite.
Modul für Modul.
Erfahren Sie, wie jedes Modul Ihren Werkstatt-Alltag verbessert: von der Online-Anfrage bis zur GoBD-konformen Abrechnung.
MODUL 01 · IHR COCKPIT
Modulares Dashboard
Ihr Tagesbriefing auf einen Blick – individuell angeordnet per Drag & Drop.
Widget-Bibliothek
Text, Links, News, Bilder – frei kombinierbar.
Flexible Layouts
4 Größen, Drag & Drop, gespeichert pro Firma.
Daten-Widgets
Auftrags-Vorschau, Kalender & Lager-Warnungen.
MODUL 02 · KERNFUNKTION
Reparaturaufträge – strukturiert von A bis Z
Vom Walk-in bis zur Übergabe – jeder Auftrag läuft sauber durch Ihr System.
Defekt-Checkliste
10 Kategorien – Display, Akku, Kamera, Software & mehr.
Geräteaufnahme
Modell, IMEI, Entsperrcode, Farbe – alles in einem Schritt.
Status-Workflow
10+ Status mit Zeitstempeln und Kunden-Tracking per Ticket.
Leistungen & Preise
Services aus dem Katalog wählen – Preis wird automatisch gesetzt.
MODUL 03 · GOBD-KONFORM
Kasse & POS – alles in einem
Bar, Karte, Stripe Terminal – checkout in Sekunden, TSE-signiert und revisionssicher.
Bar & Kartenzahlung
Bargeld mit Wechselgeld oder Stripe Terminal per Tap.
Rabatte & Kundenzuordnung
Artikel- und Gesamtrabatte, Kunde direkt am Bon verknüpft.
TSE & Tagesabschluss
Fiskaly-Signierung, Z-Bericht und Schichtprotokoll automatisch.
DSFinV-K Export
Betriebsprüfungs-Export auf Knopfdruck, 10 Jahre archiviert.
MODUL 04 · KUNDENVERWALTUNG
360° Kundenakte – alles an einem Ort
Aufträge, Geräte, Verträge und Kontaktdaten – pro Kunde, auf einen Blick.
Kontaktprofil
Name, E-Mail, Telefon, Adresse – direkt bearbeitbar.
Auftrags- & Gerätehistorie
Alle Reparaturen und Geräte des Kunden chronologisch.
Aktivitäts-Tracking
Erster Auftrag, letzter Auftrag, Kundendauer auf einen Blick.
E-Mail direkt senden
Kunden anschreiben – ohne das System zu verlassen.
MODUL 05 · BESTANDSFÜHRUNG
Lager & Ersatzteile – immer im Griff
Ersatzteile, Zubehör und Hardware – mit Mindestbestand, Lagerwert und automatischen Reservierungen.
Kategorien & SKU
Ersatzteile, Zubehör und Hardware getrennt verwaltet.
Mindestbestand & Warnungen
Niedrige Bestände und nicht vorrätige Artikel sofort sichtbar.
Lagerwert & Reservierungen
Gleitender Durchschnitts-EK und reservierte Mengen pro Artikel.
Standort & Import
Mehrere Standorte filtern, Artikel per CSV importieren.
MODUL 06 · RECHNUNGSWESEN
Rechnungen & Gutschriften – vollständig im Blick
Offen, überfällig, bezahlt – jeder Status auf einen Blick. Erstellen, finalisieren und per Zahlungslink einziehen.
Live-Übersicht
Gesamt, Offen, Überfällig und Bezahlt – als KPI-Karten.
Entwurf → Finalisieren
Rechnungsnummer erst bei Finalisierung, GoBD-konform nummeriert.
Stripe Zahlungslink
Online bezahlen per Karte, Klarna oder iDEAL – Status automatisch.
Gutschriften
Stornierungen direkt als Gutschrift erfassen und versenden.
MODUL 07 · TEAMKALENDER
Kalender – Übersicht für Ihr Team
Ein geteilter Kalender für alle Einträge – per Drag & Drop anpassen, nach Farben filtern, pro Standort.
Drag & Drop
Einträge einfach verschieben – Änderung wird sofort gespeichert.
5 Farbkategorien
Eigene Bezeichnungen per Doppelklick – Schnellfilter ein/aus.
Wochenansicht
Klare Tages- und Wochenstruktur für das gesamte Team.
Pro Standort
Jeder Standort hat seine eigene gefilterte Kalenderansicht.
MODUL 08 · TEAMVERWALTUNG
Benutzer & Berechtigungen – präzise gesteuert
Rollen zuweisen, Rechte überschreiben, eigene Rollen erstellen – jeder Nutzer sieht nur, was er braucht.
3 Basisrollen
Admin, Manager und Mitarbeiter – mit vordefinierten Standardrechten.
Granulare Berechtigungen
Jede Funktion einzeln aktivierbar oder deaktivierbar pro Nutzer.
Eigene Rollen
Benutzerdefinierte Rollen erstellen und teamweit zuweisen.
Aktiv / Inaktiv & Login-Tracking
Nutzer deaktivieren, letzten Login einsehen – alles im Überblick.
MODUL 09 · AUTOMATISIERUNG
E-Mails & Versand – läuft automatisch
Auftragsbestätigung, Zahlungsanfrage, Rechnung, Gutschrift – jede E-Mail geht automatisch raus, gebrandtet mit Ihrem Logo.
7 automatische E-Mail-Templates
Auftragseingang, Zahlung, Rechnung, Gutschrift, Angebot – alles abgedeckt.
Eigene Absender-Domain
E-Mails kommen von Ihrer Domain – verifiziert, kein Spam.
Branded Templates
Logo, Farben und Firmenname in jeder ausgehenden E-Mail.
SendCloud Versand
Etiketten per Klick – DHL, DPD, UPS. Tracking automatisch an Kunden.
ABBILDUNG IN VORBEREITUNG
MODUL 10 · ANALYTICS
Zahlen, die zählen – auf einen Blick
Umsatz, Aufträge, Neukunden, Lager, Kasse – 6 Bereiche, ein Zeitraum, direkter Vorperioden-Vergleich.
6 Analyse-Bereiche
Übersicht, Finanzen, Kunden, Aufträge, Inventar und Kasse.
Vorperioden-Vergleich
Jede KPI mit Trendpfeil vs. vorherigem Zeitraum.
Flexible Zeiträume
Beliebigen Datumsbereich wählen – Charts passen sich sofort an.
Umsatz- & Auftragsdiagramme
Tagesumsatz als Linienchart, Auftragsvolumen als Balkendiagramm.
ANHANG A · COMPLIANCE
Entwickelt für den deutschen Markt
Alle Compliance-Anforderungen sind eingebaut, nicht nachgerüstet.
GOBD
✓Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Revisionssichere Archivierung
- Unveränderbare Belege
- Vollständige Dokumentation
DSGVO
✓Datenschutz-Grundverordnung
- Datenhaltung in Deutschland
- Verschlüsselte Übertragung
- Löschkonzept integriert
KASSENSICHV / TSE
✓Technische Sicherheitseinrichtung
- Fiskaly SIGN DE Integration
- Signierte Transaktionen
- Manipulationsschutz
DSFINV-K
✓Digitale Schnittstelle Finanzverwaltung
- Export für Betriebsprüfungen
- 10 Jahre Aufbewahrung
- Strukturierte Kassendaten
AUSGABE · NÄCHSTER SCHRITT
Bereit, Ihre Werkstatt zu digitalisieren?
Lassen Sie sich unverbindlich beraten und entdecken Sie, wie Kotaris Ihre Abläufe vereinfacht, von der Auftragsverwaltung bis zur Kasse.
DSGVO-KONFORMGoBD-KONFORMDEUTSCHE SERVERPERSÖNLICHER SUPPORT